De kunst van slim aanbesteden
< Naar alle berichten

De kunst van slim aanbesteden

Of: Hoe we het hoofd koel houden in de gekte van de huidige markt

In Cobouw buitelen de berichten over elkaar heen: opdrachtgevers leggen bouwprojecten stil omdat aannemers de prijzen niet meer gestand kunnen doen, de heipalen raken op, goed personeel is schaars en ook de ZZP-ers zijn niet meer aan te slepen. Het effect is dat adviseurs, architecten en bouwkostendeskundigen geen enkele raming meer durven af te geven en de bouw stagneert. Volgens ICS-partner Hans Voorberg is dat ongewenst en zeker niet nodig.

Voorberg: “We praten elkaar na; versterken de mediahype en intussen wachten kinderen op goede scholen, ouderen op fijne verzorgingsplekken en starters op betaalbare woningen. In zo’n onzekere omgeving worden opdrachtgevers nerveus en schorten ze hun bouwplannen op. Maar kloppen de aannames wel? Volgens mij niet en we bewijzen het als ICSadviseurs met onze partners elke dag weer.

In bouwtrajecten wordt veel geraamd en begroot maar uiteindelijk bepalen de aannemers en installateurs de prijs. Dus dat is de bron en het begint met een professioneel contact met de partners in het bouwproces en vooral gezonde verhoudingen. Dan blijkt dat aannemers allerminst gelukkig zijn met de gestegen prijzen. Uiteraard is het vergroten van de marge een reëel punt; de bouwsector kent één van de laagste rendementen en dat heeft de innovatie jarenlang geremd. Alleen dat begrip al creëert een gezonde basishouding voor een gemeenschappelijke aanpak van eventueel stijgende prijzen. Uitvoerende bedrijven zien immers ook steeds meer projecten blokkeren of bij de aanbesteding stranden en dat zorgt wel voor veel calculatie werk maar (te) weinig opdrachten. Vergeet ook niet dat de aannemers vanuit de crisis geneigd zijn om hun groei te beperken omdat ze niet weten hoe stabiel de markt blijft, nog even los van het gegeven dat het vinden en werven van goede werknemers lastig is. En dan ontstaat een zekere krapte die de prijzen opstuwt, maar waar niemand op zit te wachten.”
Volgens Voorberg kan het anders. Hij schetst daarbij drie stappen:

Stap 1: Een passend budget
“Gewapend met de dagelijkse input vanuit de aannemers kun je samen wel degelijk goede budgetten vaststellen, met als basis een reëel programma van eisen (PvE) en een bijbehorende duurzaamheidsambitie. Dat betekent vanuit de jaarlijkse exploitatielasten denken en niet vanuit eenmalige investeringen, zoals veel opdrachtgevers nog steeds doen. De drie basis actoren voor een goede exploitatie: de trias energetica, slim schoonhouden en onderhoudsarm bouwen zorgen voor lagere overall jaarlasten. Door deze uitgangspunten terug te kapitaliseren naar investeringskosten ontstaat aantoonbaar meer budget aan de voorkant. Vervolgens moet je vooraf de wensen en eisen goed en degelijk afprijzen om te voorkomen dat de architect of de aannemer dat later in het proces moeten doen.

Voorbeeld: Bij een project voor een gemeentehuis in Gelderland hebben we het voorstel liggen om te ontwerpen op TCO-basis. Daarmee bepalen we een traditioneel bouwkostenbudget (bij gebrek aan beter) en bepalen daarbij de jaarlasten qua investering en exploitatie. Vervolgens geven we het ontwerpteam de taak om te ontwerpen op die jaarlasten. Met als doel bijvoorbeeld installaties te beperken waarmee lagere jaarlasten ontstaan (minder onderhoud en minder vervanging in de 15 jaar periode) en meer budgetruimte voor bouwkundige (langere afschrijftermijn) kwaliteit. Dus met gefixeerde jaarlasten (kunnen ook vooraf meegegeven worden op basis van bijvoorbeeld de huidige huisvestingssituatie) ontwerpen met continu de bouwkosten en vooral een TCO-check tijdens het proces. Dat kan ertoe leiden dat de investering toeneemt, maar de jaarlasten dalen.

“De drie basis actoren voor een goede exploitatie: de trias energetica, slim schoonhouden en onderhoudsarm bouwen zorgen voor lagere overall jaarlasten”

Stap 2: Een goed ontwerp
Een slim ontwerp bezuinigt dus niet op functionaliteit en exploitatie-gerichtheid maar op overtollige m². Door met een gunstige vormfactor en mixed use slim en compact te bouwen kun je de bezetting en benutting verhogen. In een onderzoek dat wij hebben uitgevoerd met als opgave een handleiding voor kostenefficiënt bouwen voor het onderwijs op te stellen bleek dat de gevel zowel in de investering als exploitatie een grote kostendrager is. Dus moet je slimme gevels maken. Met “BIM-en” maak je alle gevolgen voor gebouw, constructie en installatie zichtbaar, zodat de gebruikers beter inzicht hebben en dure wijzigingen in een later stadium worden voorkomen. En: waar in het proces zijn herhaling en mass customization mogelijk zonder dat dat ten koste gaat van de architectonische kwaliteit. Daardoor zijn uitvoerende partijen beter in staat de prijs gunstig te beïnvloeden en uitvoeringsfouten te voorkomen. Denk bijvoorbeeld aan knooppunten waarop gestandaardiseerde/ prefab oplossingen aangesloten kunnen worden. En ten slotte: less is more. Wat kan gemist worden; welke installaties kunnen eruit of bouwkundig worden opgelost Hierdoor voorkom je hogere exploitatiekosten en de kosten van het vervangen en onderhouden van onderdelen. Op basis van deze integrale aanpak kun je een degelijke kostenraming maken. En die is ook nodig om de inschrijfbegroting van de aannemer later in het proces te spiegelen en professioneel, open en transparant te beoordelen.

Voorbeeld: Het Merletcollege in Cuijk is net opgeleverd en geldt als één van slimste schoolgebouwen van Nederland, terwijl de architectonische waarde hoog is. Toch zijn de totale kosten relatief laag door: een reductie van ca. 600 m2 op de bruto m2, een slimme koeling via Maaswater, een natuurlijke toevoer van de ventilatie en een uitermate compact gebouw met dubbelgebruik van parkeren door het naastgelegen sportveld. De ontwerpers hebben exact begrepen hoe je een meer kwaliteit binnen een bestaand budget realiseert.

Lees verder onder de foto’s van het Merlecollege

 

Stap 3: De markt betrekken
Dat begint dus bij het gevoel hebben bij wat er bij de installateurs en aannemers speelt en niet bij het opsturen van een dik bestek. En vooral ook vooraf risico’s beperken en niet eenzijdig bij uitvoerenden neerleggen. Wij voeren vaak gesprekken met bijvoorbeeld drie aannemers over het project (marktconsultaties zonder allerlei werk vooraf) waarbij we goed luisteren. Goed nadenken over de uit te nodigen partijen is de meest kritische succesfactor. Waarom zou een aannemer graag dit specifieke project willen bouwen? Wie zijn de overige partners in het team? Wat is de lokale betrokkenheid en hoe gaat deze aannemer met zijn onderaannemers om? Welk comfort kan de opdrachtgever bieden wanneer het gaat om betalingen en zekerheden? Welke inbreng kan en wil de aannemer graag leveren? Hoe wil de aannemer zich verbinden in de exploitatie fase aan dit gebouw? Is er de mogelijkheid om te werken met een open boekhouding waarmee vooraf het “verdienpercentage” is afgesproken? Deze methodiek is in zowel meervoudig ondershandse als Europese aanbestedingen prima toepasbaar. Zo voelt een aannemer zich serieus genomen als de belangrijkste bouwpartner.

Dan start de prijsvorming: de partijen die echt belangstelling en capaciteit hebben gaan aan de slag met een goede, degelijke uitvraag. Dus niet even een schetsje over schutting maar degelijke stukken waar goed over is nagedacht en die ruimtelijk, functioneel en technisch kloppen. Dat beperkt het uitzoekwerk (= investering) aan aannemerszijde en geeft ruimte voor de eigen specifieke inbreng: bouwwijze, fasering, uitvoeringsmethodiek, detaillering en materiaalkeuze. Deze inbreng is wezenlijk en wordt ook op waarde geschat. In alle gevallen blijkt dat de aannemer die het meest innovatief, creatief in is en het werk ook goed kan gebruiken de meeste waarde biedt binnen het budget. Met deze aannemer wordt vervolgens een bouwteam gevormd en het plan uitvoerings-gereed gemaakt binnen het kader van kwaliteit, planning en geld. De aannemer kan ook eerder betrokken worden om juist zijn invloed uit te oefenen op bijvoorbeeld alternatieve materiaalkeuzes in relatie tot levertijden, schaarste of specifieke deskundigheid die soms beperkt voorradig is.

Hoe nu verder?
Opdrachtgevers: het kan dus ook anders! Laat je vooral niet gek maken. Met een gedegen en echte inhoudelijke kennis van de markt is er nog steeds van alles mogelijk. En het selecteren van slimme ontwerpers levert innovatieve ontwerpen. Een eerlijk, open en transparantie aanpak en diepe expertise van de bron van de prijzen is de meest kritische succesfactor. En dan blijkt uit de vele voorbeelden dat wel degelijk een goede raming te maken valt in de ontwerpfase. En dat aanbestedingen gewoon binnen het (reële) budget passen. Misschien is het wel allemaal terug te voeren op respect en inlevingsvermogen voor alle bouwpartners met behoud uiteraard van het eigen belang. En transparantie en good governance; die vormen de basis van de realisatie van maatschappelijk vastgoed.”

Hans Voorberg is partner van ICSadviseurs.
U kunt hem bereiken via Hans.Voorberg@icsadviseurs.nl of +31 622601675.

Aanmelden voor onze nieuwsbrief?

Meer informatie

Hans Voorberg
hans.voorberg@icsadviseurs.nl
06-22601675